Tips om het meeste uit uw vergaderzaal te halen

Of u nu een kleine vergaderruimte aan de achterkant van uw bedrijf hebt, of een grote directiekamer die is ontworpen om klanten te ontvangen, de ruimte is waarschijnlijk een belangrijke plaats waar zaken worden gedaan.

Of u nu een belangrijke deal sluit, een belangrijk nieuw personeelslid aanneemt of uw werknemers laat samenwerken en nieuwe ideeën ontwikkelt, een vergaderruimte is een belangrijke ruimte in elk bedrijf. Hier zijn onze 5 tips om er het beste uit te halen.

Een ruimte met daglicht kiezen

Als u de toon wilt zetten voor een vergadering, is een van de beste dingen die u kunt doen een ruimte kiezen met natuurlijk licht. Natuurlijk licht helpt stress te verminderen en stemmingen te verbeteren, dus het is geen wonder dat studies hebben aangetoond dat mensen productiever zijn in ruimtes met natuurlijk licht. Schone lucht en natuurlijk licht hebben ook de grootste invloed op het welzijn van werknemers, dus het is niet iets om licht op te vatten.

Het is ook belangrijk om te kiezen voor een ruimte met goede ventilatie – niet alleen helpt dit uw team gezond en geconcentreerd te blijven, maar het zorgt er ook voor dat ze niet worden afgeleid door geluiden van buiten de ruimte.

Voeg kunstwerken toe om een intieme sfeer te creëren

Kunstwerken kunnen een geweldige manier zijn om een persoonlijk tintje aan uw vergaderruimte te geven. Het kan ook helpen de toon van uw vergadering te zetten, of u nu een rustige en uitnodigende omgeving wilt creëren of juist iets energiekers en inspirerends.

Overweeg om kunstwerken toe te voegen die de merkidentiteit of cultuur van uw bedrijf weerspiegelen, maar wees niet bang om te experimenteren met verschillende stijlen en thema’s.

Beperk afleiding tot een minimum

Ervoor zorgen dat de vergadering productief en gefocust is, is belangrijk voor elk type vergadering, of dat nu een verkoopvergadering of personeelsvergadering is.

Lawaai kan soms een probleem zijn in een druk kantoor en dat lawaai kan de vergaderruimte binnendringen, zelfs als de deur dicht is. Het plaatsen van akoestische panelen of producten rondom het kantoor kan deze geluidsoverlast helpen verminderen en ervoor zorgen dat de vergadering geconcentreerd blijft.

Iemand die aanklopt of de ruimte binnenkomt terwijl er een vergadering plaatsvindt, kan ook een grote afleiding zijn en het verloop van de vergadering verstoren, dus iets eenvoudigs als een bordje ‘niet storen’ dat op de deur van de vergaderruimte kan worden geplaatst wanneer deze gesloten is, is een verrassend effectieve strategie om verstoringen te voorkomen.

Een andere effectieve strategie is het invoeren van een telefoonverbod, tenzij het absoluut noodzakelijk is. Door alle telefoons op stil en van de tafel te zetten wordt de afleiding van meldingen vermeden en sommige bedrijven kiezen ervoor om ze zelfs niet in de ruimte te hebben, wat echt kan helpen om de flow van de vergadering te behouden.

Maak de ruimte comfortabel

Dit ligt voor de hand, maar wordt verrassend genoeg over het hoofd gezien. Hoewel veel bedrijven zich concentreren op de stijl van het meubilair en de stoelen in een vergaderruimte kunnen bijdragen aan de algemene uitstraling en aantrekkingskracht, mag het comfort niet worden opgeofferd.

Hoewel het belangrijk is dat vergaderingen niet te lang duren, is de duur van een vergadering soms onvermijdelijk en langdurig op een oncomfortabele stoel zitten kan een grote afleiding zijn en zelfs een algemene negatieve indruk wekken, bewust of onbewust.

Vergaderen in Amsterdam?

Als je moet vergaderen in Amsterdam, is dat alleen maar fijn als je dat op een mooie, inspirerende locatie kunt doen. Gelukkig hebben we maar liefst vijf prachtige vergaderruimtes in centrum Amsterdam waar je kunt vergaderen, deals kunt sluiten en productief kunt brainstormen. Een vergaderruimte Amsterdam van EBC bestaat uit 5 prachtige panden in de Amsterdamse grachtengordel waar je de rust en ruimte vindt om al je ambities te realiseren. Je kunt gemakkelijk een vergaderruimte huren Amsterdam via de website van EBC.