Vergaderen, veel mensen hebben er een gruwelijke hekel aan. Vergaderen zal, meestal, ook echt geen leuk klusje worden. Toch zijn er manieren om er voor te zorgen dat de afkeer tegen vergaderingen wat minder wordt. Dit doe je door te zorgen voor efficiëntie vergaderingen die resulteren in concrete output. In dit blog geven we handige tips en tricks om te zorgen voor goede vergaderingen.

Een goede voorbereiding

Efficiënt vergaderen wordt pas mogelijk als alle deelnemers goed zijn voorbereid. Een noodzaak om je goed te kunnen voorbereiden is natuurlijk dat je op tijd kunt starten. De agenda van de vergadering moet op tijd gedeeld zijn. Ook documenten die gelezen moeten worden voor de vergadering moeten tijdig gelezen kunnen worden. Geef bovendien iedereen de mogelijkheid om alvast input te leveren. Bovenstaande klinkt wellicht logisch allemaal, maar het gaat binnen veel bedrijven helaas mis.

Duidelijke rolverdeling

Zorg dat de verantwoordelijkheden van de verschillende deelnemers rondom de vergadering duidelijk zijn. De twee rollen die tijdens vrijwel alle vergaderingen voorkomen, zijn die van: (1) de voorzitter en (2) de secretaris. De voorzitter heeft tijdens de meeting de touwtjes in handen. De secretaris is voornamelijk verantwoordelijk voor de voorbereiding en de afwikkeling van de vergadering. Vaak is de secretaris ook de notulist. De notulist maakt de notulen tijdens de vergadering.

Vergader staand

Bij het woord vergaderen denk jij misschien meteen aan een vergadertafel in een saaie kamer met hierin mensen ietwat onderuitgezakt in een stoel. Je kunt het energielevel van de deelnemers van een meeting flink verbeteren door staand te vergaderen. Bovendien zorgt staand vergaderen voor een veel efficiënter verloop.

Het belang van de afwikkeling

De laatste belangrijke factor voor het laten slagen van een vergadering is de afwikkeling. In de afwikkeling wordt er een helder verslag gemaakt van wat er besproken is tijdens de vergadering. Het verslag moet alle deelnemers super makkelijk overzicht geven in het resultaat van de vergadering. Daarbij kunnen afwezigen of andere belanghebbenden door goede afwikkeling ook meteen weer up-to-date komen.

Vergaderen met een vergaderapp

Wil jij op een moderne manier succesvol vergaderen? Het gebruik van een vergaderapp laat jou zeker efficiënt vergaderen. Notulen Software is een voorbeeld van een vergaderapp die je hiervoor kunt gebruiken. Bijkomend voordeel: Notulen Software is geheel gratis te gebruiken.